Curso de WooCommerce – 15. Generar Facturas en PDF y añadir NIF de cliente

Contenidos del curso

Una de las características que no vienen de serie en WooCommerce y que debemos buscar externamente es la generación de facturas en los pedidos realizados.

Resulta muy común en cualquier tienda online, que cuando compramos un producto tengamos la posibilidad de descargar la factura desde nuestro área de cliente, normalmente en formato PDF o HTML. Además, muchos clientes pueden demandarlas para justificar sus gastos (en el caso de autónomos y empresas), o para tener un documento oficial legal de la compra del producto en caso de tener que realizar reclamaciones, garantías, etc.

Además, para el caso de países como España, resulta obligatorio que en la factura oficial aparezca el NIF/DNI del cliente, dato que no se registra en WooCommerce por defecto, por lo que debemos encontrar otra solución para poder añadirlo.

En este artículo explicamos paso a paso como hacerlo:

Agregar el campo NIF a los datos del cliente

Para poder pedir a nuestro cliente que nos facilite su DNI/NIF, necesitamos agregar este campo en el formulario finalización de compra o alta de clientes de WooCommerce.

Para ello lo haremos a través de un plugin: Checkout Field Editor (Checkout Manager) for WooCommerce.

Veremos que en el menú principal de WooCommerce tenemos una nueva opción Formulario de pago.

Accedemos a esta sección y aparecerá un listado de campos de formulario dividido en  3 sub-secciones: Billing Fields, Shipping Fields, Additional Fields.

La sección que nos interesa es la de Billing Fields o Campos de Facturación.

Aquí aparecen todos los campos que el usuario puede rellenar cuando finaliza la compra y desde donde los obtendremos para la factura. Para ello podemos, tanto añadir campos nuevos, como editar los ya existentes para indicar que sean obligatorios (Required), editar su etiqueta, etc.

Los campos obligatorios que necesitamos para la factura son: Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad o Municipio, Provincia y NIF.

Lo que necesitamos es añadir un nuevo campo para el NIF, así que pulsamos en el botón + Añadir un campo:

Creamos el nuevo campo con las siguientes características:

• Tipo: Texto (será un campo de tipo texto).
• Nombre: billing_nif (es la variable que guardará el dato. Recordar pues la usaremos más adelante).
• Etiqueta: DNI / NIF (es la etiqueta que aparece antes del campo de formulario).
• Marcador de posición o Placeholder: Ej. 12345678X (es un texto semi-transparente que aparece dentro del campo con un ejemplo de cómo rellenarlo y que desaparece al empezar a escribir en él).

Los demás campos podemos dejarlos por defecto.

Importante es marcar las casillas Obligatorio y Activado para que sea un campo obligatorio a rellenar. Opcionalmente podemos marcar que el NIF aparezca en los e-mails de notificación y en los detalles del pedido.

Nuestro nuevo campo NIF se añadirá al final de la lista de campos, pero podemos moverlo a la posición que deseemos arrastrando el manejador: 

Lo arrastramos hasta situarlo debajo del campo Apellidos.

A partir de ahora, en el momento que un cliente llegue a la finalización de la compra, se le pedirá su NIF, además como campo obligatorio.

Generar facturas automáticas en PDF

Subsanado el problema de que el cliente pueda especificar su NIF para la factura, vamos a instalar otro plugin que va a ser el que genere la factura final en PDF, que puede ser enviada por correo electrónico automáticamente al cliente cuando se completa el pedido y además descargarla desde su área de cliente en el apartado Pedidos.

Para ello instalaremos el plugin: WooCommerce PDF Invoices & Packing Slips

Con este plugin podremos tanto generar facturas en PDF como generar las etiquetas de envío para nuestros paquetes.

Una vez instalado aparecerá un nuevo elemento en el menú principal de WooCommerce, Facturas PDF.

La página consta de tres secciones principales: General, Documentos y Estado.

En la primera sección, General tenemos:

Ajustes generales

¿Cómo deseas visualizar el PDF?

• Descargando el PDF en una nueva pestaña/ventana del navegador.
• Descargado el PDF directamente.

Elige una plantilla

La versión gratuita del plugin solo trae una plantilla Simple, pero si tenemos un poco de conocimientos de HTML/CSS podríamos personalizarla a nivel de colores o esctuctura.

Tamaño del papel

Por defecto está configurado en A4 (folio estándar) y opcionalmente tenemos tamaño Carta.

Modo de pruebas

Es un modo interesante que permite aplicar las últimas modificaciones incluso a documentos que ya han sido generados. Así podemos ver los cambios con una factura ya existente sin necesidad de crear una nueva.

Compatibilidad con símbolo de moneda extendido

Se activa en el caso de que el símbolo de nuestra modena ($), (€)… no se visualice correctamente en la factura.

Activar ajuste de fuentes

Reducirá el tamaño del PDF al usar unas fuentes fijas integradas en el PDF, pero no podremos modificar posteriormente estos archivos. Es recomendable activarlo si usamos fuentes asiáticas, por ejemplo. En nuestro caso lo dejamos desactivado.

Cabecera/logotipo de la tienda

Podemos estampar nuestro logotipo en las facturas añadiendo la imagen desde aquí.

Altura del logotipo

Ajustaremos la altura máxima del logotipo par aque este no ocupe más tamaño del necesario dentro de la factura.

Datos de la tienda

Disponemos de varios campos para configurar los datos nuestra tienda, tales como el nombre, dirección, y pié de página (términos y condiciones, políticas, etc).

Campos extra de la plantilla

Solo se pueden añadir en las plantillas Premium.

Documentos

En esta sección podemos activar el adjunto de la factura en las notificaciones por correo electrónico. Incluso indicar en qué estados del pedido será adjuntada (nuevo pedido, pedido cancelado, pedido fallido, pedido a la espera…).

Lo normal será adjuntarla cuando el pedido sea «Completado«.

Incluso podemos desactivarlo para estados en los que no queramos generar dicha factura:

Mostrar dirección de envío en la factura:

• No.
• Solo cuando sea diferente de la dirección de facturación.
• Siempre.

Otros datos para mostrar en la factura:

• Mostrar dirección de correo electrónico.
• Mostrar número de teléfono.
• Mostrar la fecha de factura (obligatorio).
• Mostrar número de factura (obligatorio).

Establecer número de factura

Por defecto compenzará en 1. Pero tenemos que tener cuidado con modificar este número cuando ya hayamos generado varias facturas, pues podrían generarse números duplicados.

Formato de numeración

Es posible que nos interese, de cara a la contabilidad, añadir un sufijo o prefijo a la numeración de estas facturas, para diferenciarlas de las ventas físicas. La Agencia Tributaria obliga a llevar un número único y secuencial en las facturas, pero si tenemos varios canales de venta, podemos usar estos prefijos/sufijos y llevar la numeración de cada canal de venta por separado.

• Prefijo: Se antepone al número de la factura, por ejemplo WOO-2467.
• Sufijo: Se añade al final de la factura, 2467-WOO.
• Relleno: Podemos usar ceros de relleno para números de pocas cifras, por ejemplo, indicando un 6, rellenará tantos ceros a la izquierda sean necesarios para formar un número de 6 cifras. Para el número de factura 42, generaría 000042. Combinándola con el prefijo, podriamos tener WOO-000042.

Restablecer el número de factura anualmente

Muy útil para comenzar la contabilidad del año. El número de factura se restablecerá en 1, al comienzo del año.

Permitir descarga de facturas en la página Mi cuenta

Daremos la posibilidad al cliente de descargar una copia de su factura desde su cuenta. Podemos configurar las condiciones:

• Descargar solo cuando ya se haya creado/enviado una factura por correo electrónico.
• Descargar solo para estados de pedido específicos, como pedido completado.
• Descargar siempre.
• No descargar nunca.

Activar la columna de número de factura en pedidos

Añade una nueva columna en el listado de pedidos de WooCommerce mostrando el número de factura correspondiente a cada pedido (si existe).

Desactivar para pedidos gratuitos

No se generará una factura si el importe del pedido es 0.00.

Usar siempre los ajustes más actuales

Todos los cambios que hagas en este apartado se actualizarán a los nuevos documentos ya generados. Si por ejemplo, cambias el nombre de la tienda, las facturas que hayas generado con el nombre antiguo serán actualizadas. Actívalo solo si estás seguro de que esto no te casudará algún problema.

Estado

En este apartado tenemos algunos ajustes interesantes, aunque la mayoría están enfocados a desarrolladores y pruebas.

Permitir el acceso a invitados

Permite a los clientes que no tienen cuenta en nuestra tienda descargar su factura accediendo con una clave única.

Calcular números de documento

El número de factura se calcula en base a la tabla de la base de datos que almacena las facturas y que por defecto está configurada en AUTO_INCREMENT. Pero si por algún motivo este ajuste no está en nuestra base de datos y observamos que los números de factura no se generan secuencialmente y de uno en uno, podemos activar esta opción para que sea un script interno el que calcule el siguiente número de factura.

Para los nuevos pedidos completados, la factura se generará automáticamente, pero para los pedidos existentes o con pago offline, podremos generar la factura desde la página de edición del pedido:

Y según nuestros ajustes, cargará automáticamente la factura en una nueva pestaña del navegador:

Sin embargo seguimos teniendo un problema, y es que el NIF/DNI no aparece en la plantilla de la factura.

Agregar NIF del cliente a la plantilla de la factura

Antes de modificar la plantilla «Simple» de factura, tal y como nos recomiendan desde el propio plugin, vamos a hacer una copia del contenido del directorio wp-content/plugins/woocommerce-pdf-invoices-packing-slips/templates/Simple al directorio de nuestra plantilla activa (se recomienda usar un child-theme de Storefront), por ejemplo wp-content/themes/storefront/woocommerce/pdf/mifactura.

Con esto prevenimos que cuando actualicemos el plugin, se rompan las modificaciones que hemos hecho a la plantilla.

Del mismo modo, es recomendable usar un child-theme de nuestra plantilla principal, para que cuando actualicemos Storefront, no perdamos tampoco las modificaciones realizadas al tema.

Publiqué un artículo sobre cómo crear fácilmente temas hijos a partir del tema principal:

Crea un tema hijo (child theme) a partir de un tema principal en WordPress

Una vez copiados los archivos al directorio del tema, tenemos que volver a seleccionar la plantilla de factura en los ajustes generales del plugin:

Para agregar el campo NIF a la plantilla de factura, tenemos que localizar el archivo invoice.php que anteriomente hemos copiado al directorio «mifactura» de nuestro tema.

Esta plantilla puede variar en futuras versiones del plugin, lo importante es localizar la parte del código donde empiezan a mostrarse los datos del cliente y que suelen estar en Billing Address:

Y añadimos la siguiente línea:

<div class="nif_cliente">
NIF: <?php echo $order->get_meta('billing_nif');?> 
</div>

Donde billing_nif es la variable que guarda el NIF del ciente:

La clase del div es opcional, por si queremos aplicarle algún estilo CSS.

Si ahora generamos una factura, veremos que el NIF aparece al principio de los datos del cliente:

Y hasta aquí hemos llegado al último capitulo del curso de WooCommerce. Espero que te haya sido de utilidad y sigue atento al Blog para más noticias y novedades.